Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel hay không?

Excel là một công cụ miễn phí được sử dụng để lưu trữ dữ liệu. Ứng dụng này được sử dụng rất phổ biến, ngay cả trong việc quản lý chấm công nhân viên. Tuy nhiên chấm công bằng excel có thực sự hiệu quả? Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel hay không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc. Cùng theo dõi nhé!

I. Phần mềm chấm công miễn phí bằng excel là gì?

Đây là một công cụ được sử dụng để quản lý chấm công hoàn toàn miễn phí. Bộ phận HR sẽ ghi nhận việc chấm công hàng ngày và quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên trên file excel. Đây sẽ là căn cứ để tổng hợp bảng chấm công và tính lương cho nhân viên hàng tháng.

II. Có nên sử dụng phần mềm excel chấm công miễn phí hay không?

Rất nhiều người vẫn đang băn khoăn về những ưu điểm và nhược điểm của công cụ này? Liệu rằng có nên sử dụng phần mềm excel miễn phí để chấm công hay không? Để có câu trả lời chính xác nhất, trước hết chúng ta sẽ cùng khám phá xem sử dụng excel để quản lý chấm công có ưu điểm và hạn chế gì nhé.

1. Ưu điểm

• Là công cụ miễn phí

Excel là một ứng dụng được phát triển bởi Microsoft và hoàn toàn miễn phí cho mọi người dùng. Để sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần download và cài đặt ứng dụng trên  máy tính, sau đó thiết lập bảng chấm công trên đó. Vì là công cụ miễn phí nên sử dụng excel sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

• Dễ sử dụng và quen thuộc

Vốn là công cụ miễn phí nên excel đều được hầu hết mọi doanh nghiệp sử dụng. Do đó, nó rất quen thuộc và gẫn gũi với tất cả mọi người.

• Biểu mẫu đa dạng

Excel cung cấp đa dạng các loại biểu mẫu nên người dùng có thể tùy chọn biểu mẫu phù hợp với nhu cầu để quản lý dữ liệu. Nếu không muốn sử dụng các biểu mẫu có sẵn, bạn có thể tự tạo biểu mẫu riêng theo ý muốn.

2. Nhược điểm

• Hạn chế khả năng lưu trữ

Phần mềm excel hạn chế khả năng lưu trữ dữ liệu. Do đó để quản lý chấm công nhân viên với doanh nghiệp có quy mô lớn, mỗi phòng ban phải lập một file excel riêng để quản lý.

• Khó quản lý dữ liệu

Vì hạn chế khả năng lưu trữ, dữ liệu không được đồng bộ nên khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm dữ liệu bằng excel. Thêm vào đó, việc lưu trữ quá nhiều file sẽ khiến cho bộ nhớ máy bị đầy, làm ảnh hướng tới tốc độ hoạt động của máy.

• Tính bảo mật kém

Excel vốn là một công cụ miễn phí nên sẽ không có khả năng bảo mật dữ liệu. Bất cứ ai cũng có thể truy cập vào excel dễ dàng mà không có sự kiểm soát. Điều này dễ gây ra những hậu quả nghiêm trọng trong việc bảo mật thông tin của doanh nghiệp.

• Khó tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn

Sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel vốn là một phương pháp quản lý thủ công nên sẽ không thể tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn. Mọi hoạt động đều được thực hiện bởi con người nên rất dễ mắc lỗi khi nhập dữ liệu.

• Không thuận tiện trong việc chia sẻ dữ liệu

Sử dụng excel còn gặp khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu bởi dữ liệu không được đồng bộ. Nếu cấp trên muốn xem bảng chấm công của nhân viên thì nhân viên HR phải gửi email đính kèm file cho từng người. Điều này gây mất thời gian và dễ bị nhầm lẫn do gửi nhầm file.

III. Kết luận

Với những ưu điểm và hạn chế của phần mềm chấm công miễn phí bằng excel vừa được đề cập, có thể thấy, excel là một công cụ khá hữu ích nhưng chưa thể mang lại hiệu quả về lâu về dài. Sử dụng excel để quản lý chấm công nhân viên sẽ không phải là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Ngày nay, trong thời đại công nghệ số bùng nổ, các doanh nghiệp đã dần thay thế các cách quản lý thủ công bằng việc ứng dụng phần mềm. Trong đó, một ứng dụng tiên phong số hóa chấm công không thể không nhắc tới đó là Achamcong – phần mềm check in check out hàng đầu hiện nay.

Achamcong sở hữu những tính năng vô cùng tiện ích, giúp việc chấm công tính lương trở nên dễ dàng hơn so với việc sử dụng excel.

• Chấm công bằng camera AI tự động, nhanh chóng chưa tới 3s
• Dữ liệu chấm công được bảo mật, an toàn và chính xác
• Xem bảng chấm công dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi
• Quản lý đơn từ hiệu quả
• Xuất file báo cáo nhanh chóng, dễ dàng

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn giải đáp thắc mắc có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí bằng excel hay không? Để việc quản lý chấm công nhân viên đạt được hiệu quả và dễ dàng hơn, bạn nên ứng dụng phần mềm mà chúng tôi gợi ý vào trong việc quản lý. Chúc bạn thành công!