Nên quản lý chấm công nhân viên bằng excel hay sử dụng phần mềm?

Chấm công nhân viên là việc làm quen thuộc thường ngày tại mỗi doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều hình thức quản lý chấm công nhân viên trên thị trường, phổ biến nhất phải kể đến là quản lý bằng excel và sử dụng phần mềm. Vậy phương pháp quản lý chấm công nào ưu việt hơn? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong bài viết dưới đây.

I. Quản lý chấm công nhân viên là gì?

Đây là một nhiệm vụ không thể thiếu trong công tác quản trị nhân sự tại mỗi doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, chấm công là hình thức khai báo của nhân viên về sự hiện diện hằng ngày tại nơi làm việc từ thời gian bắt đầu vào làm đến lúc tan sở.

Quản lý chấm công là công việc của quản lý hoặc bộ phận Hành chính nhân sự. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ thiết lập hình thức chấm công; theo dõi số ngày nghỉ, số ngày làm việc; lưu trữ thời gian đến và ra về; thiết lập ca làm việc; báo cáo chấm công. Và cũng có thêm rất nhiều công việc khác, tùy theo đặc điểm và quy định của từng doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản, quản lý chấm công là một nghiệp vụ bắt buộc của phòng Hành chính nhân sự. Mục đích của việc này là theo dõi việc chấm công của từng nhân viên và từng phòng ban trong công ty. Nếu không thực hiện việc này thì kế toán không có căn cứ để tính tiền lương cho nhân viên.

II. Quản lý chấm công nhân viên bằng excel

Có thể hiểu đây là việc ghi nhận thời gian ra – vào ca, số ngày đi làm, nghỉ phép, đi sớm về muộn của nhân viên trên Excel. Những thông tin, dữ liệu đã thu thập trong quá trình chấm công, sẽ được ghi nhận đầy đủ và chính xác trên file Excel. Chẳng hạn ta có thể lập bảng chấm công theo tháng, theo ngày hay lập bảng chấm công theo giờ trong excel. Phòng nhân sự sẽ dựa vào đó mà thực hiện việc tính lương và chế độ đãi ngộ thích hợp cho nhân viên.

1. Ưu điểm khi sử dụng excel để quản lý chấm công

– Hoàn toàn miễn phí

– Đơn giản, dễ sử dụng

– Đa dạng biểu mẫu cho các doanh nghiệp lựa chọn

2. Nhược điểm của quản lý chấm công nhân viên

– Khó quản lý và tìm kiếm

– Khó mở rộng dữ liệu

– Có thể bị sai sót

– Tính bảo mật thấp

– Khó chia sẻ dữ liệu

III. Quản lý chấm công nhân viên bằng phần mềm

Sử dụng excel để tạo bảng chấm công là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, tuy nhiên nếu số lượng nhân viên lớn thì việc sử dụng excel thực sự chưa phù hợp. Chưa kể việc dùng bảng tính excel có thể gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn, khiến bộ phận HR tốn kém rất nhiều thời gian, công sức. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm thay thế cho excel đang rất phổ biến hiện nay.

Quản lý chấm công nhân viên bằng phần mềm là gì?

>>>Xem thêm: 5 Cách chấm công đi làm phổ biến nhất hiện nay

1. Ưu điểm khi quản lý chấm công bằng phần mềm

– Tiết kiệm thời gian

– Cải thiện thói quen của nhân viên

– Độ chính xác cực cao

– Tạo sự bình đẳng và bảo vệ quyền lợi của nhân viên

– Tiết kiệm chi phí

– Hỗ trợ quản lý nhân sự

2. Nhược điểm của phần mềm quản lý chấm công nhân viên

– Yêu cầu phải am hiểu về công nghệ

– Cần có các thiết bị thông minh để sử dụng

3. Phần mềm quản lý chấm công nào tốt nhất hiện nay?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm hỗ trợ quản lý chấm công. Nhưng nếu nói phần mềm quản lý chấm công hiện đại nhất phải kể đến phần mềm Achamcong.

Những tính năng nổi bật của phần mềm Achamcong bao gồm:

– Ghi nhận công chính xác nhất đến từng vị trí, thời gian chấm công

– Theo dõi, quản lý nhân viên dễ dàng

– Gửi thông báo chấm công tới thiết bị di động của nhân viên ngay sau khi chấm công

– Lập bảng chấm công tự động và chính xác

– Có thể phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ, vừa đến lớn và siêu lớn.

Với những ưu điểm nổi bật trên, Achamcong tự hào là đơn vị cung cấp phần mềm chấm công uy tín và chất lượng. Achamcong cam kết mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp, hiện đại và là giải pháp giúp doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản lý.

Trên đây là bài chia sẻ các kiến thức về quản lý chấm công nhân viên và nên dùng phương thức nào để thực hiện điều này. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn đọc. Chúc bạn thành công!