Quản lý hồ sơ nhân sự – Tầm quan trọng và Quản lý hiệu quả

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của bộ phận hành chính trong các tổ chức và doanh nghiệp. Do đó, nhân viên hành chính nhân sự cần nắm vững kỹ năng quản lý hồ sơ nhân sự để đảm bảo hiệu quả công việc của bộ phận hành chính và chất lượng của hồ sơ nhân sự. Hãy tham khảo bài viết này của Ninja để có thêm được những thông tin hữu ích nhé!

I. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Nhiều nhân viên trong bộ phận nhân sự có thắc mắc về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự và tại sao nó lại cần thiết. Dưới đây là những lý do mà các doanh nghiệp cần tuân thủ việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học:

– Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc theo Luật Việt Nam mà tất cả các doanh nghiệp phải tuân thủ. Bộ phận hành chính có trách nhiệm ghi lại đầy đủ thông tin cá nhân liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp.

– Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp một cách tốt hơn. Nếu cần đưa ra quyết định về chiến lược nhân sự, thông qua việc quản lý hồ sơ nhân sự, các quyết định có thể được đưa ra kịp thời và chính xác hơn.

– Lưu trữ thông minh hồ sơ nhân sự giúp quản lý nhân sự có cơ sở để giải quyết các tranh chấp với người lao động trong trường hợp xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

II. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Hiện nay có 2 cách để quản lý được các doanh nghiệp áp dụng rất phổ biến. Đó là thực hiện lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong file lưu hồ sơ nhân sự. Bạn cũng có thể lựa chọn cách quản lý bằng bản mềm ở trong máy tính.

1. Phân loại hồ sơ

Để làm công việc trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, trước khi lưu trữ hồ sơ, hãy tiến hành phân loại chúng. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang thành công áp dụng phương pháp này.

Một cách hiệu quả để làm việc một cách khoa học là áp dụng việc lưu trữ theo mốc thời gian. Đây là một mẹo đơn giản nhưng rất hữu ích. Giúp bạn tạo ra sự sắp xếp hợp lý và dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần. Bạn cũng có thể tách các loại hồ sơ nhân sự thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau.

2. Sau khi phân loại cần tìm nơi an toàn để cất giữ

Đảm bảo nơi lưu trữ hồ sơ là vô cùng quan trọng. Dù bạn đã sắp xếp và phân loại hồ sơ, nhưng nếu không cất chúng đúng vị trí, việc tìm kiếm sẽ trở nên khó khăn và gian nan.

– Hãy đảm bảo rằng nơi lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ, khô ráo và không bị thấm nước.

– Đặt hồ sơ ở nơi không bị xâm nhập bởi côn trùng gặm nhấm. Vì vậy chúng có thể gây hại cho hồ sơ của bạn bất cứ lúc nào.

– Quản lý thời gian lưu trữ hồ sơ một cách chính xác. Đảm bảo tuân thủ những tiêu chí trên để đạt được cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả.

3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ

Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ tiến hành công tác lưu trữ. Nếu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tự động, bạn cần tạo các thư mục lưu trữ riêng. Còn nếu sử dụng hình thức lưu trữ thủ công thì cần chia thành các file bản cứng và sắp xếp khoa học trên các kệ hoặc tủ tài liệu.

4. Kiểm tra hồ sơ lưu trữ thường xuyên

Để đạt được quá trình lưu trữ và bảo quản hồ sơ tốt nhất, hãy đảm bảo thực hiện những bước sau một cách tốt nhất. Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ đối với nhân viên nhân sự đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu những kỹ năng chuyên môn mà nhân viên nhân sự cần có để đảm bảo quá trình quản lý hồ sơ tốt nhất.

>>> Xem thêm: Nên quản lý chấm công nhân viên bằng excel hay sử dụng phần mềm? 

III. Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự mới nhất

Liên quan đến việc quản lý hồ sơ nhân viên có khá nhiều mẫu quản lý hồ sơ nhân viên. Trong số đó, những mẫu quan trọng, được sử dụng phổ biến và hiệu quả nhất là các mẫu sau:

1. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại của doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng mẫu quản lý hồ sơ nhân sự nhằm mục đích quản lý thông tin liên quan đến nhân sự đang làm việc trong tổ chức. Mẫu này được sử dụng thường xuyên để liên tục cập nhật hồ sơ nhân sự. Mẫu quản lý này bao gồm các trường thông tin cơ bản như số thứ tự, họ và tên, vị trí công việc,…

2. Mẫu quản lý hợp đồng

Mẫu quản lý hợp đồng được sử dụng để ghi nhận các loại hợp đồng khác nhau trong doanh nghiệp. Bao gồm hợp đồng lao động theo mùa vụ, hợp đồng có thời hạn xác định và hợp đồng vô thời hạn.

Dù số trường thông tin trong mẫu quản lý hợp đồng không nhiều, nhưng yêu cầu dữ liệu lớn và độ chính xác cao.

3. Mẫu quản lý nhân sự mới

Việc tuyển dụng và bổ sung nhân sự mới trong các doanh nghiệp là hoạt động thường xuyên. Trong trường hợp này, các doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu quản lý nhân sự mới. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên mới thường là sự kết hợp giữa mẫu danh sách nhân sự và mẫu hồ sơ cá nhân.

4. Mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc

Mẫu quản lý hồ sơ nhân sự nghỉ việc cũng sẽ bao gồm các trường thông tin tương tự như mẫu quản lý nhân sự mới. Tuy nhiên, do tính chất khác biệt, mẫu quản lý nhân sự nghỉ việc sẽ được bổ sung thêm một số trường thông tin. Nó sẽ liên quan đến những thay đổi sau khi nhân sự nghỉ việc. Như lý do nghỉ việc, hoàn tất thủ tục nghỉ việc hay chưa, ngày nghỉ việc, và các thông tin tương tự.

5. Mẫu theo dõi biến động lương thưởng

Mẫu theo dõi biến động lương thưởng hỗ trợ cho bộ phận kế toán trong việc giám sát và kiểm soát chế độ lương thưởng. Nhằm bảo vệ quyền lợi của nhân viên trong doanh nghiệp. Vì vậy, mẫu theo dõi biến động lương thưởng sẽ bao gồm các trường thông tin đặc trưng.

6. Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp chi tiết

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên tổng hợp là mẫu tổng quan nhất. Thể hiện tất cả các thông tin liên quan đến nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.

IV. Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0

Trong thời đại hiện nay, công nghệ đã phát triển mạnh mẽ, dẫn đến việc số hóa hầu hết các nguồn dữ liệu. Việc quản lý hồ sơ nhân viên có thể được thực hiện thông qua các phần mềm quản lý chấm công nhân viên. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự động tạo tài liệu, truy cập và quản lý nhân viên từ xa. Có nhiều hệ thống quản lý tài liệu cung cấp thông báo tự động về các sự kiện quan trọng. Đồng thời đáp ứng nhu cầu cao hơn so với việc lưu trữ hồ sơ vật lý như trước đây.

Đây là một vài đặc điểm ưu việt khiến cho các phần mềm HRM đang ngày càng được ưa chuộng trong việc quản lý:

– Lưu trữ dữ liệu chính xác và chặt chẽ

– Nền tảng mạnh mẽ đảm bảo phù hợp với mọi doanh nghiệp

– Có khả năng tạo ra các báo cáo chuyên sâu, hỗ trợ việc đưa ra quyết định nhân sự

– Khả năng bảo mật vô cùng chặt chẽ

Dưới đây là những tính năng quan trọng giúp quản lý profile nhân viên một cách hiệu quả. Các thông tin này hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc xây dựng chiến lược quy hoạch và phát triển đội ngũ. Nhằm tối ưu hóa chiến lược nhân sự một cách toàn diện nhất. Hãy tham khảo để tìm ra phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp nhất cho công ty của bạn.